Ogólne warunki współpracy dla świadczenia usług rekrutacyjnych

§ 1. Ogólne
  • Niniejsze Ogólne Warunki Współpracy (zwane dalej również: OWW) mają zastosowanie do stosunków handlowych pomiędzy SB21 Consulting Sp. z o.o. (dalej: Agencja) z siedzibą przy ul. Mickiewicza 10A, 47-400 Racibórz, Polska, na rzecz swoich klientów (dalej: Klient).
  • Treść Umowy opiera się zawsze na dokumentach ofertowych przygotowanych przez Agencję oraz Zamówieniu Klienta zaakceptowanemu przez Agencję. W przypadku sprzeczności pomiędzy dokumentami oferty a OWW, pierwszeństwo ma oferta. Na podstawie przyjęcia oferty – poprzez przyjęcie Zamówienia Klienta - dochodzi do skutku „Umowa”. Zamówieniem Klienta jest wypełniony i przesłany Agencji listownie lub elektronicznie formularz „Przedmiot zamówienia” o którym mowa w § 2 ust. 2 stanowiący zamówienie Klienta (dalej: Zamówienie).
  • Nasze OWW obowiązują również wtedy, gdy Klient złoży kontrofertę w oparciu o własne warunki handlowe. Takie kontrpotwierdzenia zostają niniejszym wyraźnie odrzucone. Warunki handlowe Klienta stają się częścią umowy zamiast lub w uzupełnieniu niniejszych OWW tylko wtedy, gdy Strony wyraźnie się na to zgodzą na piśmie przy zawieraniu Umowy.
  • Odstępstwa od niniejszych OWW, Umów są skuteczne tylko wtedy, gdy zostaną uzgodnione na piśmie lub potwierdzone przez nas na piśmie. Forma tekstowa (email) jest w tych przypadkach wykluczona.
  • Agencja ma prawo do odrzucenia Zamówienia. Agencja jest związany ofertą wiążącą przez okres dwóch (2) tygodni od daty złożenia oferty, chyba że w dokumentacji ofertowej podano inny termin.
  • Klient zostanie poinformowany o wszelkich zmianach w OWW pocztą elektroniczną lub tradycyjną co najmniej cztery (2) tygodnie przed ich wejściem w życie. Jeżeli w ciągu jednego (1) miesiąca od dostarczenia nie zostanie zgłoszony sprzeciw wobec takich zmian, uważa się je za zaakceptowane. Jeżeli Klient zgłosi sprzeciw w odpowiednim czasie, Agencja ma prawo do rozwiązania istniejącej Umowy / Umów z takim Klientem z zachowaniem dwutygodniowego (2) okresu wypowiedzenia.
  • Niniejsze Ogólne Warunki Współpracy można pobrać w formacie PDF tutaj
§ 2. Przedmiot współpracy
  • Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Agencję na rzecz Klienta usług rekrutacji, przez które to usługi należy rozumieć poszukiwanie, dobór i przedstawienie Klientowi kandydatów na wskazane przez Klienta stanowiska, którzy spełniać będą określone przez Klienta warunki (dalej: Rekrutacja lub Usługi rekrutacyjne). 
  • Stanowiska, na które prowadzona będzie Rekrutacja wraz z ich szczegółowym opisem oraz wymaganiami stawianymi kandydatom, wskazane zostaną w formularzu „Przedmiot zamówienia”.
  • Klient może również żądać dalszych usług, które są przedstawione w formularzu „Przedmiot zamówienia”.
§ 3. Wyłączność
  • Za wyłączność rozumie się̨ to, że Klient nie będzie korzystał z usług rekrutacyjnych podmiotów trzecich, przy czym dalej może on prowadzić rekrutację samodzielnie.
  • Strony postanawiają̨, że informacja o braku wyłączności w zakresie realizacji Usług rekrutacyjnych będzie każdorazowo określana indywidualnie dla danej Rekrutacji i wskazywana wyraźnie w formularzu. W przypadku braku takiego wyraźnego wskazania, uznaje się̨, że Rekrutacja będąca przedmiotem Umowy jest zlecona Agencji na zasadzie wyłączności.
§ 4. Zasady przeprowadzenia procesu Rekrutacji
  • W ramach prowadzenia procesu Rekrutacji, będącej przedmiotem Umowy, Agencja przeprowadzi następujące czynności:
  • określenie na podstawie informacji przekazanych przez Klienta w formularzu, o którym mowa w § 2 ust. 2, kwalifikacji i predyspozycji oraz innych niezbędnych cech do wykonywania pracy na wskazanym stanowisku;
  • weryfikacja kandydatów, których dane znajdują się w bazie danych Agencji (dalej: Kandydat, Kandydaci), pod kątem spełniania wymagań określonych przez Klienta dla danego stanowiska;
  • ocenie Kandydatów pod względem wyników weryfikacji, o której mowa w literze b) niniejszego ustępu;
  • sporządzenie listy Kandydatów spełniających wymagania określone przez Klienta dla danego stanowiska wraz z oceną każdego z Kandydatów, o której mowa w literze c) niniejszego ustępu (dalej: Lista Kandydatów);
  • udostępnienie Klientowi Listy Kandydatów wyłonionych w procesie Rekrutacji na wskazane stanowiska, wraz z ich danymi osobowymi niezbędnymi do ostatecznego wyboru przez Klienta Kandydatów, których będzie chciał on zatrudnić na wskazanych stanowiskach. Udostępnienie danych odbywać się będzie na zasadach określonych w § 9;
  • przekazanie kandydatom wyłonionym w Procesie rekrutacji na wskazane stanowiska informacji o przekazaniu ich danych do Klienta i możliwym kontakcie w celu zatrudnienia.
  • Klient w ciągu 14 dni od dnia udostępnienia przez Agencję Listy kandydatów, przekaże Agencji drogą elektroniczną decyzję dot. zatrudnienia wyłonionych w procesie Rekrutacji Kandydatów. Informacje te będą wykorzystywane przez Agencję jedynie dla celów statystycznych i ewaluacji.
  • Przekazanie informacji o decyzji dot. zatrudnienia wyłonionych w procesie rekrutacji Kandydatów tj. o podpisaniu lub niepodpisaniu przez Klienta z Kandydatem umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź nawiązanie jakiegokolwiek innego stosunku prawnego mającego na celu świadczenie pracy lub wykonywanie usług będzie równoznaczne z zakończeniem procesu Rekrutacji.
  • W przypadku nieprzekazania Agencji przez Klienta informacji, o której mowa w punkcie wyżej, proces Rekrutacji uważa się za zakończony po upływie terminu, w którym informacja ta miała zostać Agencji przekazana.
§ 5. Zobowiązania Stron
  • W trakcie obowiązywania Umowy Strony zobowiązują się do wzajemnego przekazywania sobie wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów mogących mieć wpływ na należyte wykonanie Umowy.
  • Obie strony zgodnie uznają, że wszelkie informacje związane z Umową mają charakter poufny i nie będą one ujawniane żadnym podmiotom, ani będą wykorzystywane do innych celów niż wykonywanie Umowy.
  • Agencja zobowiązuje się nie podejmować jakichkolwiek działań rekrutacyjnych na rzecz innych podmiotów wobec osób zatrudnionych u Klienta w wyniku przeprowadzonego procesu Rekrutacji, podczas całego okresu ich zatrudnienia przez Klienta.
  • Klient zobowiązuje się do przekazywania Agencji dokumentacji w postaci kart czasu pracy Kandydatów skierowanych przez Agencję do pracy u Klienta, z którymi nawiązano stosunek pracy, celem udokumentowania prawidłowości wyliczenia wynagrodzenia przysługującego Agencji, o którym mowa w § 7.
  • Agencja zobowiązuje się do przekazania na piśmie Kandydatom umieszczonym na Liście kandydatów informacji o kosztach, opłatach i innych należnościach, związanych z kierowaniem do pracy oraz podjęciem i wykonywaniem pracy za granicą, zgodnie z art. 19d ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 Nr 99, poz. 1001 ze zm.).
§ 6. Wynagrodzenie
  • Klient zobowiązuje się w zamian za wykonanie Umowy płacić Agencji wynagrodzenie zgodnie z cennikiem.
  • Zapłaty wynagrodzenia należy dokonać na konto wskazane w fakturze.
  • Zapłata wynagrodzenia następuje na podstawie faktury wystawionej przez Agencję w terminie 14 dni od zakończenia procesu Rekrutacji, który to moment został określony w § 4 pkt 4 i 5.
  • Do wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, zostanie doliczony podatek VAT wg przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.
  • Kwota wynagrodzenia ma charakter wynagrodzenia ryczałtowego i obejmuje wszystkie koszty Agencji jakie powstaną w związku z wykonaniem Umowy.
§ 7. Kary umowne
  • Za niespełnienie przez Klienta wymogów zatrudnienia wynikających z przepisów właściwych dla świadczenia pracy, na podstawie umowy zawartej z pracownikiem wyłonionym w procesie Rekrutacji, Klient zapłaci Agencji karę umowną w wysokości 1 000 EUR (jeden tysiąc euro) za każdy taki przypadek.
  • Za nieprzekazanie w terminie informacji, o której mowa w § 4 pkt 3 i 4 oraz § 4 pkt 4, Klient zapłaci Agencji za każdy przypadek naruszenia karę umową w wysokości 1 000 EUR (jeden tysiąc euro) za każdy rozpoczęty tydzień opóźnienia. Ponadto w przypadku zatrudnienia Kandydata przez Klienta bez przekazania tej informacji Agencji, Klient zapłaci Agencji karę umowną w wysokości 5 000 EUR (pięć tysięcy euro) za każdy taki przypadek.
§ 8. Poufność i dane osobowe
  • Strony zobowiązują się do zapewnienia ochrony danych osobowych przetwarzanych i udostępnianych w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119; dalej: RODO).
  • Agencja zobowiązuje się zrealizować wobec Kandydatów obowiązki informacyjne wynikające z RODO, w zakresie w jakim obowiązki te ciążą na niej jako na administratorze danych oraz wynikające z faktu udostępniania danych osobowych kandydatów Klientowi.
  • Każda ze Stron będzie samodzielnym administratorem danych osobowych Kandydatów. W celu wykonania Umowy Agencja udostępni Klientowi dane osobowe kandydatów, które zawarte będą w Liście kandydatów.
  • Dane zawarte w Liście kandydatów będą szyfrowane i pseudonimizowane przez Agencję przed udostępnieniem ich Klientowi. Agencja osobno przekaże Klientowi klucz do odszyfrowania udostępnionych danych.
  • Udostępnienie danych odbędzie się drogą elektroniczną, przy czym Strony zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa danych Kandydatów zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
  • Dane osobowe Kandydatów udostępnione zostaną Klientowi wyłącznie dla celów wykonania Umowy, w sposób w niej określony.
  • Strony zobowiązują się do nieujawniania osobom trzecim postanowień Umowy oraz wszelkich dokumentów, informacji i danych uzyskanych przez Strony w związku z jej wykonywaniem. Zakaz ten nie dotyczy ujawniania informacji w zakresie wymaganym przepisami obowiązującego prawa lub na żądanie uprawnionych organów, jednak w takim przypadku Strona ujawniająca te informacje zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o tym drugą Stronę. Zakaz ten nie dotyczy również ujawniania postanowień Umowy pracownikom lub osobom współpracującym ze Stronami, które będą wykonywać wynikające z niej obowiązki.
§ 9. Postanowienia końcowe
  • Umowa zostanie zawarta na okres dwóch lat od daty zawarcia i podlega po zakończeniu tego okresu przedłużeniu co roku o okres kolejnych 12 miesięcy, chyba że któraś ze Strony złoży drugiej Stronie oświadczenie na piśmie o braku woli co do przedłużenia Umowy o kolejny okres 12 miesięcy na co najmniej 3 miesiące przed końcem każdorazowego okresu obowiązywania.
  • Niezależnie od okresu obowiązywania Umowy, w odniesieniu do każdego zatrudnionego Kandydata, Agencji przysługuje uprawnienie do wynagrodzenia wyliczanego zgodnie z Zamówieniem przez okres trwania zatrudnienia danego Kandydata u Klienta, przy czym przez okres nie krótszy niż 24 miesiące od zatrudnienia (chyba, że zatrudnienie Kandydata u Klienta w sposób trwały i definitywny zostanie zakończone przed upływem tego okresu i Kandydat nie zostanie w tym okresie ponownie zatrudniony u Klienta lub przez inną spółkę, która będzie spółką powiązaną lub partnerską w stosunku do Klienta w rozumieniu właściwych przepisów prawa).
  • Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  • Klient upoważnia Agencję do wystawiania faktur bez podpisu Klienta. Klient jednocześnie zgadza się na wystawianie faktur drogą elektroniczną na wskazany wyżej adres e-mail.
  • Do spraw nieuregulowanych w Umowie lub OWW Umową zastosowanie znajdują przepisy polskiego prawa z wyłączeniem norm kolizyjnoprawnych.
  • Jeżeli jakiekolwiek postanowienie OWW lub Umowy okażą się nieważne lub bezskuteczne w związku z jakimkolwiek obecnie lub w przyszłości obowiązującym prawem, pozostała część pozostanie niewzruszona, a Strony dołożą należytych starań, aby zastąpić nieważne lub bezskuteczne postanowienie ważnym, możliwie najbardziej zbliżonym do postanowienia uznanego za nieważne lub bezskuteczne. 
  • Wszelkie spory wynikające z Umowy lub pozostające w związku z nią będą rozstrzygane ostatecznie na podstawie Regulaminu Arbitrażowego Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania, przez arbitra lub arbitrów powołanych zgodnie z tym Regulaminem.
  • W przypadku wątpliwości wynikających z tłumaczenia, za obowiązującą uznaje się treść w języku polskim.